ปุ่มต่างๆเพื่อจัดการข้อมูลใน Microsoft Access

โดยปกติแล้ว Microsoft Access จะมีแถบ Navigation Bar 

ซึ่งมีไว้จัดการ เพิ่มข้อมูล แก้ไขข้อมูล หรือลบข้อมูล 

แต่ผู้ที่เริ่มต้นใช้จะมองว่าใช้งานยาก หรือ ความเล็กของ Navigation Bar อาจมองสังเกตุเห็นได้ยาก จึงทำให้

จัดการข้อมูลได้ยากเช่นเดียวกัน ดังนั้น การนำปุ่ม หรือ Button มาช่วยในการอำนวยความสะดวกอาจช่วยได้อีกอย่างหนึ่ง

เพิ่มความสะดวกในการ เพิ่ม,ลบ,แกไขข้อมูล 

โดย ปกติแล้วการกำหนดการทำงานของปุ่ม ต้องเขียนโปรแกรมเพื่อกำหนดให้ปุ่มนั้นทำงานตามคำสั่ง (เพิ่ม,ลบ,แก้ไขข้อมูล) แต่ใน Microsoft Access 

จะ มีหน้าต่างช่วยเหลือ หรือเรียกว่า Wizard ซึ่งเป็นตัวช่วยสร้างหรือกำหนดว่า ปุ่มนั้นๆ ที่เราสร้างขึ้น จะให้ทำอะไร ซึ่งเราสามารถใช้ Wizard สร้าง

ปุ่มที่มีหน้าที่ตามที่เราต้องการได้

ตัวอย่าง การสร้างปุ่มเพื่อให้โปรแกรมทำงานตามต้องการ (กรณีตัวอย่างการเพิ่ม - ลบ - แก้ไขข้อมูลของตารางสินค้า)

1.Click ขวาและเลือก Design View

2.เลือกเครื่องมือ Button หรือรูปปุ่ม  เพื่อทำการสร้างปุ่ม

3.เมื่อเสร็จแล้วจะมี หน้าต่างตัวช่วยสร้างขึ้นมา ในโปรแกรมเรียกมันว่า Wizard

หน้าต่างที่ช่วยสร้างปุ่มนี้ ให้เราเลือก Record Operations (การกระทำการต่อข้อมูล)เพื่อจัดการข้อมูล

จากภาพด้านบน Record Operation จะมีเมนูย่อยหรือหน้าที่ของมันอยู่ 6 หน้าที่

1.Add New Record  คือ เพิ่มข้อมูลใหม่ หรือ New

2.Delete Record คือ ลบ ข้อมูลที่เลือก

3.Duplicate Record คัดลอกข้อมูล หรือการทำซ้ำ

4.Print Record เรียก หน้ารายงาน Data Report เพื่อสั่ง Print

5.Save Record คือ การสั่งให้ปุ่ม ทำการบันทึกข้อมูล

6.Undo Record คือ ปุ่มแก้ไขย้อนกลับ

ใน ส่วนมากแล้ว การกระทำการต่างๆต่อข้อมูล จะใช้ประจำคือ Add new/เพิ่มข้อมูล  , Save Record/บันทึกข้อมูล,  Delete Record / ลบข้อมูล 

ใน ตัวอย่างนี้เราจะเริ่มสร้างจาก ตัว ปุ่ม Add New Record ซึ่งเมื่อสร้างเสร็จแล้วผู้ใช้ต้องการเพิ่มข้อมูลก็สามารถกดปุ่มนี้เพื่อ กรอกข้อมูลใหม่ได้เลย

4.จากภาพ จะมีปุ่มรูปวงกลม (Ratio Button) ให้เราเลือกว่า จะสร้างปุ่มโดยการเขียนว่าให้ปุ่มนี้ทำอะไร หรือเลือกรูปภาพในการทำปุ่ม

จากรูปแล้ว 

Text คือ เขียนว่าปุ่มนั้นทำอะไร

นักเรียนสามารถเลือกได้ว่าจะเขียนตัวอักษรลงบนปุ่ม หรือ ใช้ สัญลักษณ์ ลงบนปุ่ม

5. เมื่อเลือกเสร็จแล้ว ตั้งชื่อปุ่ม (ควรตั้งชื่อเป็นภาษาอังกฤษ) และเมื่อตั้งชื่อปุ่มเสร็จแล้ว กด Finish

6. เมื่อกด Finish เสร็จแล้วเราสามารถ เปลี่ยนสื (Back Color) หรือ เปลี่ยนให้ปุ่ม มีสภาพตามความเหมาะสมของหน้าตาโปรแกรม

นอก จากเราสามารถสร้างปุ่ม จัดการ เพิ่ม แก้ไข ลบ และบันทึกนข้อมูลแล้ว เราสามารถ สร้างปุ่มที่มี Function เหมือน Navigation Bar ได้ทั้งหมด

โดยการ

เลือก Record Navigation --->>>

Find Next = ไปยังข้อมูลชุดถัดไป  

Find Record = ค้นหาข้อมูล

Go To First Record = ไปยังข้อมูลแรกสุด  I<

Go To Last Record = ไปยังข้อมูลสุดท้ายหรือล่าสุด  >I

Go To Next Record = ไปยัง ข้อมูลถัดไป >

Go To Previous Record = ไปยัง ข้อมูลก่อนหน้า  <

ให้นักเรียนสร้างปุ่ม เพิ่มข้อมูล บันทึกข้อมูล และลบช้อมูล เพื่อจัดการข้อมูล

ใช้กับการจัดการข้อมูลทุกข้อมูล ส่งภายใจก่อนเรียนครั้งหน้า!!!