เครื่องมือที่ใช้ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ

การออกแบบระบบมักจะใช้รูปภาพและสัญลักษณ์   เครื่องมือที่ใช้มีอยู่มากมายหลายชนิดแต่ละชนิดมีความแตกต่างกัน  ใช้ในโอกาสแตกต่างกัน  เครื่องมือแต่ละอย่างมีวิธีการสร้างคุณสมบัติ  และการใช้งานที่แตกต่างกัน  ขึ้นอยู่กับนักวิเคราะห์ระบบว่าจะนำไปใช้ในขั้นตอนใดซึ่งจะต้องศึกษาคุณสมบัติของเครื่องมือนั้นให้เข้าใจเพื่อที่จะได้นำ  ไปใช้อย่างถูกขั้นตอนและถูกต้องตามวิธีใช้งานของเครื่องมือแต่ละชนิด

แผนภูมิ Block Diagram

                เป็นแผนภูมที่มีลักษณะของการใช้ Block สี่เหลี่ยมผืนผ้าเป็นตัวแทนของกิจกรรม (Activity)  ต่าง ๆ หรือใช้แทนความคิดที่ต้องการจะทำการวิเคราะห์และออกแบบระบบงานซึ่งสามารถนำไปใช้ในการเขียนเป็นแผนภูมิของกิจกรรมต่าง ๆ ได้หลายอย่าง เช่น

1.       การใช้  Block  Diagram  ในการเขียนแผนภูมิการจัดองค์กร (Organization Chart)  ซึ่ง

เป็นแผนภูมิที่แสดงให้เห็นว่าองค์กรนั้น ๆ มีการจัดแบ่งเป็นองค์ประกอบย่อย ๆ อะไรบ้างและแบ่งอย่างไร เช่น แบ่งออกเป็นฝ่ายแบ่งเป็นแผนก เป็นหน่วย มีงานอะไรบ้าง กี่หน่วยงานและหน่วยงานต่าง ๆ เหล่านั้นมีความสัมพันธ์เกี่ยวข้องกันในทางสายการบังคับบัญชากันอย่างไรเป็นต้น

 

2.       การใช้  Block  Diagram  ในการเขียนแผนภูมิการทำงานของระบบงาน (System

Flowchart)  เป็นแผนภูมิแสดงความสัมพันธ์ในการทำงานของระบบใด ๆ ว่าในระบบนั้นมีความสัมพันธ์กันอย่างไร

3.       การใช้ Block  Diagram  ในการเขียนแผนภูมิเพื่อแสดงขั้นตอนการทำงานของ

โปรแกรม  (Program Flowchart)  เป็นแผนภูมิแสดงการทำงานของโปรแกรมแบบเป็นขั้นตอน  ตั้งแต่เริ่มต้นโปรแกรม  ดำเนินไปตามขั้นตอนการทำงานของโปรแกรม  ไปจนสิ้นสุดการทำงาน ซึ่งอาจจะแบ่งออกเป็น Routine การทำงานใหญ่ ๆ

4.       การใช้ Block Diagram  ในการเขียนแผนภูมิแสดงการไหลของข้อมูล (Data Flow

Diagram : DFD) เป็นแผนภูมิที่ใช้สำหรับการแสดงการไหลไปของข้อมูลเพื่อแสดงให้เห็นว่ามีการปฏิบัติงานไปตามลำดับขั้นตอนกันอย่างไรบ้าง

แผนภูมิการจัดองค์กร  (Organization Chart)

                เป็นแผนภูมิที่แสดงให้เห็นว่าองค์กรนั้น ๆ มีโครงสร้างหรือการจัดแบ่งเป็นองค์ประกอบย่อย ๆ อะไรบ้างและแบ่งอย่างไร  เช่น  แบ่งออกเป็นฝ่าย เป็นหน่วยงานอะไรบ้าง กี่หน่วยงาน และหน่วยงานเหล่านั้นมีความสัมพันธ์ในสายการบังคับบัญชากันอย่างไร  รวมทั้งแสดงถึงความสัมพันธ์ของแต่ละตำแหน่ง  ซึ่งนักวิเคราะห์ระบบสามารถใช้แผนภาพองค์กรนี้ในการสัมภาษณ์  และสอบถามข้อมูลจากบุคคลต่าง ๆ ในองค์กรได้  เนื่องจากแผนภาพนี้แสดงถึงโครงสร้างขององค์การอย่างเป็นทางการ  แต่ความสัมพันธ์ที่แท้จริงของแต่ละตำแหน่งในทางปฏิบัติงานจริงอาจมีความแตกต่างกันบ้าง  นักวิเคราะห์ระบบจึงต้องศึกษาและสอบถามจากบุคคลต่าง ๆ ในองค์กร

 

ภาพที่ 7.1  แสดงแผนภูมิการจัดองค์กร (Organization Chart)

แผนภาพการแจกจ่ายงาน  (Work Distribution  Chart)

                เป็นแผนภาพแสดงการแจกจ่ายงาน  ซึ่งแสดงให้เห็นถึงงานต่าง ๆ  ที่ต้องกระทำว่ามีอะไรบ้าง  ใครเป็นผู้ทำ  และใช้เวลาเท่าใด รวมทั้งยังช่วยผู้บริหารโครงการแจกจ่ายงานให้แต่ละบุคคลได้อย่างทั่วถึงและสมดุล

งาน/บุคคล	สมศิริ Assistance Manager	ปิยะฉัตร Purchasing Supervisor	นงลักษณ์ Purchasing Clerk	พรทิพย์ Store Receiver
การสั่งซื้อสินค้า		ตรวจสอบตาคา และจำนวนที่สั่ง (10)	พิมพ์ใบสั่งซื้อ (5)
การตรวจสอบ	ตรวจสอบและ อนุมัติใบสั่งซื้อ	ตรวจทานใบสั่งซื้อ(2)
การรับสินค้า				ตรวจสอบสินค้าที่รับกับรายการที่สั่ง (15)
อื่น ๆ	จัดการประชุม(10)	ดูรายละเอียดปลีกย่อย (15)	จัดเก็บเอกสารการ สั่งซื้อ (10)	จัดเก็บเอกสารการ รับของ (10)

ภาพที่ 7.2 แสดงแผนภาพการแจกจ่ายงาน

แผนภูมิ  Gantt chart  (Gantt’s  Chart)

                เป็นแผนภูมิแท่งชนิด  Bar Chart อย่างหนึ่ง เพื่อแสดงให้เห็นถึงความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมต่าง ๆ ที่จะต้องกระทำกับระยะเวลาหรือเวลาสำหรับการปฏิบัติงานของกิจกรรมนั้น ๆ การเขียน Gantt  chart จะต้องกำหนดเวลาของแต่ละโครงงาน ซึ่งจะแสดงภาพรวมของโครงการนั้น ๆ  ทำให้เข้าใจภาพรวมของระบบได้ง่ายขึ้น  บุคลากรที่เกี่ยวข้องสามารถทำการตรวจสอบความก้าวหน้าในการวิเคราะห์ระบบได้  อย่างเข้าใจและรวดเร็วมากขึ้น

                Gantt chart ที่สร้างในส่วนบนตามแนวนอนของตารางจะแสดงหน่วยของเวลา ไม่ว่าจะเป็นชั่วโมง วัน สัปดาห์ เดือน หรือหน่วยเวลาตามที่นักวิเคราะห์ระบบกำหนด ส่วนด้านข้างตามแนวตั้งของตาราง บรรทัดบนสุดจะเป็นชื่อโครงการ บรรทัดถัดมาจะเป็นรายละเอียดของโครงการต่าง ๆ หรือขั้นตอนของโครงการซึ่งมักตั้งชื่อง่าย ๆ ที่สามาถเข้าใจได้ว่าโครงการนั้นทำอะไร

หัวข้อการการดำเนินงาน	เดือน พ.ย.	เดือน ธ.ค.	เดือน ม.ค.	เดือน ก.พ.	เดือน มี.ค.	เดือน เม.ย.
1.  ศึกษาความเป็นไปได้ขององค์กร
2.  จัดทำใบเสนอโครงงานและรอผลอนุมัติ
3.  ศึกษาทฤษฎีที่เกี่ยวข้องกับการทำงาน
4.  วิเคราะห์และออกแบบโปรแกรม
5.  จัดทำโปรแกรม
6.  ทดสอบโปรแกรม
7.  ปรับปรุงและแก้ไขตัวโปรแกรม
8.  ทดสอบการใช้งานจริง
9.  ทำคู่มือและเอกสารประกอบโปรแกรม

ภาพที่ 7.3  แสดงแผนภูมิ  Gantt chart

ปฏิทินการปฏิบัติงาน  (Time Schedule  and Time  Table)

                เป็นปฏิทินในรูปลักษณะของตาราง ซึ่งแสดงถึงงานที่ต้องทำ วันที่ที่เริ่มทำงานและ  วันที่ที่ทำงานแล้วเสร็จ

กิจกรรมที่ต้องปฏิบัติ	เริ่มทำงานวันที่	สิ้นสุดการทำงานวันที่
การวิเคราะห์ระบบงานทะเบียน	1 ม.ค.  2548	15  ม.ค.  2548
การออกแบบระบบ	10  ม.ค.  2548	10  ก.พ.  2548
การพัฒนาระบบงานทะเบียน	15  ก.พ.  2548	31  ม.ค.  2548
การทดสอบปรับปรุงแก้ไขระบบ	15  ม.ค.  2548	15  เม.ย.  2548
การบำรุงรักษาระบบ	15  ม.ค.  2548	--------

ภาพที่ 7.4  แสดงทินการปฏิบัติงาน

ตาราง  Input/Output Table

                เป็นตารางที่ใช้สำหรับการสร้างหรือออกแบบตาราง  Output หรือตารางเสนอผลการประมวลผลต่าง ๆ ซึ่งประกอบด้วยส่วนสำคัญ ๆ 2 ส่วน คือ

                1.  ส่วนที่เป็นรายการ Input  ประกอบด้วย รายการต่าง ๆ ทั้งหมดที่จะนำมาประมวลผลส่วนนี้จะอยู่ทางด้านซ้ายมือของตารางสำหรับใช้ในการเลือกเป็นรายการของตารางปกติตารางหนึ่ง ๆ จะมีรายการที่มีความสัมพันธ์ประมาณ 2-5 รายการ แต่ถ้ารายการมีมากเกินไปจะต้องทำเป็นตารางเชิงซ้อนซึ่งอาจมีความซับซ้อนยุ่งยากเกินไป  จึงนิยมแบ่งข้อมูลออกเป็นส่วนย่อย เสียก่อน  แล้วจึงนำมาเข้าเป็นตารางต่อไป

                2.  ส่วนของเลขตาราง  ซึ่งในส่วนนี้จะมีจำนวนตารางเท่าใดก็ได้

               

                ประโยชน์ของตาราง  Input/Output Table

1.       ทำให้ทราบจำนวนตารางที่ได้ทำการออกแบบทั้งหมด

2.       ทำให้ทราบความสัมพันธ์ของรายการต่าง ๆ ของแต่ละตาราง ซึ่งจะเป็นการง่ายในการออกแบบตารางต่อไป

3.       เป็นการง่ายที่จะตรวจสอบว่า  มีรายการใดบ้างที่ยังไม่ได้รับการออกแบบตารางจะได้ทำการออกแบบตารางของรายการนั้น ๆ ต่อไป

4.       เป็นการง่ายที่จะตรวจสอบว่าตารางใดบ้างที่มีรายการซ้ำกัน ที่ควรจะทำการตัดออก

รายการ	T1	T2	T3	T4	T5	T6	T7	T8	T9
1.  IDNO
2.  เพศ	/	/	/	/	/	/	/
3.  วันเดือนปีเกิด		/
4.  วันเดือนปีที่เข้าทำงาน			/	//			/		/
5.  ตำแหน่ง					/	//		/	/
6.  แผนก
7.  เงินเดือน				/		/	/	/	/
8.  การศึกษา	/	/						/
9.  สภาพการสมรส